1、會場的預(yù)約和布局

根據(jù)會議的級別和會議的具體情況，選擇會議舉辦地，提前預(yù)約；并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。

2、會議資料的準(zhǔn)備

根據(jù)會議的具體需求，可以設(shè)計(jì)會議資料的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把會議資料送到會場。會議資料較多時，可以按照會議策劃將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。再者如果需要給參會人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品的情況下，應(yīng)當(dāng)與會議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料袋中一并發(fā)放給參會人員。

3、策劃會議基本流程

正式會議開始之前一般都有介紹會議的整體流程，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程，策劃的會議一般分為工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議的基本流程會整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，明白基本流程是參會者可以更加輕松參與到會議中來。

4、會議通知

會議的通知對于會議策劃的一部分，顯然是必不可少的，如是企業(yè)的內(nèi)部會議，我們可根據(jù)企業(yè)的常用通訊系統(tǒng)對參會者進(jìn)行通知，若還有企業(yè)的外部合作方我們也可通過電話，短信或電子郵箱來通知對方，通知的內(nèi)容應(yīng)簡要的說明會議議程、參會人員、會議時間、會議地點(diǎn)等，盡量做到簡明扼要。